Департамент организационной работы и делопроизводства


Начальник департамента организационной работы и делопроизводства
Коковина Светлана Викторовна

тел. 76-03-63, каб. 212

                                                                                       АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

                                                                                                          06.07.2018 № 210

                                                                                                                 г.Киров обл.

Об утверждении положений о департаменте организационной работы и делопроизводства администрации города Кирова и его структурных подразделениях

В соответствии со статьей 29 Устава муниципального образования «Город Киров», распоряжением администрации города Кирова от 22.11.2012 № 394 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке и утверждению положений об отраслевых и территориальных органах администрации города и их структурных подразделениях»:

1. Утвердить Положение о департаменте организационной работы и делопроизводства администрации города Кирова. Прилагается.

2. Утвердить Положение об отделе организационной работы департамента организационной работы и делопроизводства администрации города Кирова. Прилагается.

3. Утвердить Положение об отделе по работе с территориальным общественным самоуправлением и общественными объединениями департамента организационной работы и делопроизводства администрации города Кирова. Прилагается.

4. Утвердить Положение об отделе документооборота и контроля департамента организационной работы и делопроизводства администрации города Кирова. Прилагается.

5. Утвердить Положение об отделе документирования департамента организационной работы и делопроизводства администрации города Кирова. Прилагается.

6. Признать утратившим силу распоряжение администрации города Кирова от 13.03.2017 № 99 «Об утверждении положений об управлении организационной работы и взаимодействия с общественными объединениями администрации города Кирова и его структурных подразделениях».

7. Признать утратившим силу распоряжение администрации города Кирова от 11.04.2018 № 109 «О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 13.03.2017 № 99».

8. Признать утратившим силу распоряжение администрации города Кирова от 10.03.2017 № 94 «Об утверждении Положения об управлении делопроизводства и архива администрации города».

9. Признать утратившим силу распоряжение администрации города Кирова от 10.03.2017 № 95 «Об утверждении Положения об отделе документирования управления делопроизводства и архива администрации города Кирова».

10. Признать утратившим силу распоряжение администрации города Кирова от 10.03.2017 № 96 «Об утверждении Положения об отделе документооборота управления делопроизводства и архива администрации города Кирова».

11. Настоящее распоряжение вступает в силу с 02.07.2018.

12. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации города Щеголеву И.Г.

Глава администрации

города Кирова И.В.Шульгин


УТВЕРЖДЕНО

распоряжением
администрации города Кирова
от 06.07.2018 № 210

ПОЛОЖЕНИЕ

о департаменте организационной работы и делопроизводства

администрации города Кирова

1. Общие положения

1.1. Департамент организационной работы и делопроизводства администрации города Кирова (далее – Департамент) является отраслевым (функциональным) органом администрации города Кирова (далее – администрация города).

1.2. Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами и нормативными правовыми актами Кировской области, Уставом муниципального образования «Город Киров» и иными муниципальными правовыми актами, а также настоящим Положением о Департаменте (далее – Положение).

1.3. Департамент осуществляет свою деятельность в соответствии с функциями и полномочиями, установленными настоящим Положением.

1.4. Департамент координирует деятельность муниципального казенного учреждения «Архив муниципального образования «Город Киров».

1.5. Департамент в соответствии с функциями и полномочиями, установленными настоящим Положением, осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти Кировской области, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

1.6. Департамент имеет бланк со своим наименованием, печать и штампы.

1.7. Деятельность Департамента финансируется за счет средств бюджета муниципального образования «Город Киров».

1.8. Решение о создании, реорганизации и ликвидации Департамента принимается администрацией города в порядке, установленном действующими муниципальными правовыми актами.

1.9. Материально-техническое, документационное и информационное обеспечение Департамента осуществляется соответствующими органами администрации города (муниципальными учреждениями).

1.10. Департамент в соответствии с функциями и полномочиями, установленными настоящим Положением, вправе издавать правовые акты в форме распоряжений и приказов начальника Департамента.

1.11. Департамент выполняет мероприятия по мобилизационной подготовке в соответствии с Положением о мобилизационной подготовке муниципального образования «Город Киров».

1.12. Департамент выполняет мероприятия по защите государственной тайны, иной информации ограниченного распространения.

2. Задачи Департамента

Основными задачами Департамента являются:

2.1. Содействие населению в непосредственном осуществлении местного самоуправления и участию в осуществлении местного самоуправления в муниципальном образовании «Город Киров».

2.2. Взаимодействие с общественными и религиозными организациями (объединениями), а также разработка мер, направленных на укрепление межнационального и межконфессионального согласия, реализацию прав национальных меньшинств, профилактику межнациональных (межэтнических) конфликтов.

2.3. Содействие избирательным комиссиям (комиссиям референдума) в осуществлении их деятельности, а также координация работы по регистрации (учету) избирателей, участников референдума в городе Кирове.

2.4. Организационное обеспечение деятельности администрации города.

2.5. Координация работы отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Кирова по вопросам текущей и перспективной деятельности главы администрации города Кирова (далее - глава администрации).

2.6. Создание системы документационного обеспечения, включающей в себя делопроизводство, архив, управление процессами обработки и исполнения документов, контроль исполнительской дисциплины.

2.7. Вовлечение в работу с системой электронного документооборота всех исполнителей документов и поручений, обеспечение прозрачности процессов управления на всех уровнях.

2.8. Организация своевременного рассмотрения и контроль исполнения документов, поступающих на имя главы администрации, контроль за исполнением поручений главы администрации.

2.9. Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Кирова (далее – органы администрации города) дел, подлежащих сдаче в архив; формирование и содержание муниципального архива.

3. Функции Департамента

Департамент исполняет следующие функции органов местного самоуправления:

3.1. По содействию населению в непосредственном осуществлении местного самоуправления и участию в осуществлении местного самоуправления в городе Кирове:

3.1.1. Координирует деятельность администрации города по вопросам содействия в организации:

- местных референдумов;

- муниципальных выборов;

- голосования по вопросам изменения границ муниципального образования, преобразования муниципального образования;

- публичных слушаний, общественных обсуждений;

- собраний граждан;

- конференций граждан (собраний делегатов);

- опросов граждан.

3.1.2. Содействует территориальному общественному самоуправлению (ТОС):

- разрабатывает проекты муниципальных нормативных правовых актов и иные документы, регулирующие деятельность ТОС;

- оказывает организационную и методическую помощь ТОС в осуществлении их деятельности;

- предоставляет ТОС необходимую информацию для развития закрепленной территории;

- обеспечивает работу городского координационного совета органов ТОС.

3.1.3. Организует мероприятия по поддержке социальных инициатив местного сообщества.

3.1.4. Координирует содействие администрации города другим формам непосредственного осуществления населением местного самоуправления и участия в его осуществлении.

3.1.5. Оказывает организационное обеспечение деятельности Совета по топонимии муниципального образования «Город Киров».

3.1.6. Содействует участию администрации города в межмуниципальном и межрегиональном сотрудничестве.

3.1.7. Координирует и осуществляет методическое обеспечение деятельности Центров местной активности.

3.2. По взаимодействию с общественными и религиозными организациями (объединениями), а также разработке мер, направленных на укрепление межнационального и межконфессионального согласия, реализацию прав национальных меньшинств, профилактику межнациональных (межэтнических) конфликтов:

3.2.1. Взаимодействует с общественными объединениями, негосударственными некоммерческими организациями и иными институтами гражданского общества.

3.2.2. Координирует взаимодействие органов администрации города и ее должностных лиц с общественными и религиозными организациями (объединениями).

3.2.3. Готовит предложения по вопросам взаимодействия с общественными объединениями, негосударственными некоммерческими организациями и иными институтами гражданского общества.

3.2.4. Разрабатывает проекты правовых актов по вопросам взаимодействия с общественными объединениями, негосударственными некоммерческими организациями и иными институтами гражданского общества.

3.2.5. Участвует в подготовке проектов соглашений, заключаемых с общественными объединениями, негосударственными некоммерческими организациями и иными институтами гражданского общества.

3.2.6. Разрабатывает меры, направленные на укрепление межнационального и межконфессионального согласия, реализацию прав национальных меньшинств и профилактику межнациональных (межэтнических) конфликтов, и участвует в их реализации.

3.2.7. Участвует в оказании поддержки социально ориентированным некоммерческим организациям.

3.3. По содействию избирательным комиссиям (комиссиям референдума) в осуществлении их деятельности, а также организации работы по регистрации (учету) избирателей, участников референдума в городе Кирове:

3.3.1. Координирует работу по регистрации (учету) избирателей, участников референдума.

3.3.2. Готовит и вносит на утверждение главе администрации предложения по образованию избирательных участков, участков референдума.

3.3.3. Оказывает содействие избирательным комиссиям, комиссиям референдума всех уровней в реализации их полномочий при подготовке и проведении выборов и референдумов.

3.3.4. Организует информирование избирателей, участников референдума.

3.3.5. Готовит и вносит на утверждение главе администрации предложения по выделению специальных мест для размещения агитационных печатных материалов, помещений, находящихся в муниципальной собственности, пригодных для проведения агитационных публичных мероприятий в форме собраний с избирателями.

3.4. По организационному обеспечению деятельности администрации города.

3.4.1. Организует процессы планирования и отчетности в администрации города.

3.4.2. Осуществляет в установленном порядке анализ и контроль исполнения планов работы администрации города.

3.4.3. Осуществляет организационное обеспечение торжественных мероприятий и официальных приемов, проводимых администрацией города.

3.4.4. Содействует организации и информационному сопровождению деятельности органов администрации города при проведении общегородских мероприятий.

3.4.5. Содействует организации проведения мероприятий, посвященных государственным праздникам.

3.4.6. Обеспечивает приобретение памятных подарков, сувенирной и цветочной продукции, организует питание при проведении торжественных мероприятий и официальных приемов.

3.4.7. Организует проведение официальных приемов и встреч руководства администрации города с иностранными гражданами в здании администрации города.

3.4.8. Участвует в организации проведения переписей населения, иных переписей.

3.4.9. Организует проведение опросов и мониторингов по вопросам местного значения, а также по оценке эффективности деятельности администрации города.

3.4.10. Организует работу по подготовке информации о муниципальном образовании для участия в форумах, конкурсах, выставках, а также для представления по запросам в органы власти.

3.4.11. Организует разработку и распространение социальной рекламы по вопросам, входящим в компетенцию администрации города.

3.4.12. Обеспечивает разработку муниципальной программы «Развитие муниципального управления в муниципальном образовании «Город Киров» в 2014 - 2020 годах», ее согласование, внесение в нее изменений в установленном порядке, а также представляет ее на рассмотрение главе администрации, координирует деятельность исполнителей программы в процессе ее разработки и реализации.

3.4.13. Участвует в разработке иных муниципальных программ по вопросам, входящим в компетенцию Департамента, вносит изменения и готовит отчеты об их исполнении.

3.5. По координации работы органов администрации города по вопросам текущей и перспективной деятельности главы администрации:

3.5.1. Планирует и организует исполнение рабочего графика главы администрации.

3.5.2. Координирует деятельность органов администрации города при подготовке совещаний, рабочих встреч и иных мероприятий, проводимых с участием и по поручению главы администрации, по обеспечению содержательной части, а также по информационному, протокольному и техническому обеспечению.

3.6. По организации своевременного рассмотрения и контролю исполнения документов, поступающих на имя главы администрации, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации:

3.6.1. Организует своевременное рассмотрение и подготовку к докладу главе администрации, первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации поступающих документов, оформление проектов поручений по исполнению документов.

3.6.2. Осуществляет с использованием системы электронного документооборота постановку на контроль всех документов, содержащих конкретные сроки исполнения.

3.6.3. Обеспечивает контроль исполнения:

документов, поступающих на имя главы администрации, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации;

постановлений и распоряжений Правительства Кировской области и администрации города с контрольным сроком исполнения.

3.7. По контролю исполнения поручений главы администрации:

3.7.1. Осуществляет координацию деятельности органов администрации города по вопросам исполнения поручений главы администрации.

3.7.2. Осуществляет ведение электронной базы поручений главы администрации, данных на оперативных совещаниях, и ведение протоколов оперативных совещаний.

3.7.3. Осуществляет контроль исполнения поручений главы администрации, данных на оперативных, отраслевых рабочих совещаниях и иных мероприятиях.

3.7.4. Рассматривает ходатайства об исполнении поручений, готовит главе администрации предложения о снятии с контроля исполненных поручений или о продлении сроков исполнения.

3.7.5. Разрабатывает (совместно с соответствующими органами администрации города) мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами и поручениями, осуществлению контроля за их исполнением, а также по повышению уровня исполнительской дисциплины.

3.7.6. Ежемесячно анализирует сроки исполнения документов и поручений, вносит предложения главе администрации о применении к исполнителям дисциплинарных взысканий.

3.7.7. При необходимости направляет информацию руководителям органов администрации города о нарушении сроков исполнения поручений с целью привлечения к дисциплинарной ответственности лиц, допустивших нарушения сроков.

3.8. По созданию системы документационного обеспечения, включающей в себя делопроизводство, архив, управление процессами обработки и исполнения документов, контроль исполнительской дисциплины:

3.8.1. Разрабатывает и внедряет нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в администрации города, унифицирует формы документов.

3.8.2. Обеспечивает единый порядок документирования, организации работы с документами в администрации города.

3.8.3. Осуществляет методическое руководство работой по документационному обеспечению управленческой деятельности, оказывает помощь специалистам органов администрации города по вопросам делопроизводства, организует цикл семинаров с различными категориями слушателей.

3.8.4. Организует проверку правильности доставки, приема, регистрации и передачи по назначению входящей в администрацию города корреспонденции, отправку исходящей корреспонденции.

3.8.5. Организует регистрацию постановлений и распоряжений администрации города, распоряжений и приказов первого заместителя главы администрации города, распоряжений и приказов заместителя главы администрации города, размножение и своевременную рассылку их копий, формирование перечисленных документов в дела для дальнейшей передачи на архивное хранение.

3.8.6. Организует регистрацию и хранение договоров (контрактов), заключаемых администрацией города.

3.8.7. Организует регистрацию и учет доверенностей, выданных главой администрации города и его заместителями, на представление интересов администрации, формирование в дела для дальнейшей передачи на архивное хранение.

3.8.8. Выполняет организационные и оперативные функции по обеспечению работы приемных главы администрации города и его заместителей.

3.8.9. Осуществляет контроль за полнотой ответа и правильностью оформления исполненных документов, представляемых на подпись главе администрации, первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации, наличием необходимых приложений и виз всех исполнителей, указанных в поручении.

3.8.10. Систематически проводит комплексные и тематические проверки органов администрации города по вопросам организации делопроизводства и подготовки документов к архивному хранению, организации работы в системе электронного документооборота, доводит итоги проверок до руководителей органов администрации города для принятия соответствующих мер.

3.8.11. Осуществляет проверку проектов постановлений и распоряжений администрации города, распоряжений первого заместителя главы администрации города, распоряжений заместителя главы администрации города на соответствие требованиям, установленным соответствующими муниципальными правовыми актами, при необходимости – возвращает их разработчикам на доработку.

3.8.12. Проводит лингвистическую экспертизу документов.

3.8.13. Организует подготовку заседаний коллегии администрации города Кирова (проверяет правильность оформления пакета документов, проводит лингвистическую экспертизу направленных материалов, формирует повестки дня, извещает членов коллегии, осуществляет сбор и размножение материалов, ведение протокола, передачу пакета документов в аппарат Кировской городской Думы).

3.8.14. Формирует и актуализирует телефонный справочник администрации города.

3.8.15. Принимает меры и осуществляет контроль за сокращением избыточного документооборота в администрации города.

3.9. По вовлечению в работу с системой электронного документооборота всех исполнителей документов и поручений, обеспечению прозрачности процессов управления на всех уровнях:

3.9.1. Координирует внедрение новых информационных технологий в организацию делопроизводства в администрации города.

3.9.2. Организует работу с документами в администрации города в условиях использования системы электронного документооборота.

3.9.3. Организует ведение автоматизированного банка данных, включающего в себя исчерпывающую информацию о документах и месте их нахождения.

3.9.4. Размещает муниципальные правовые акты администрации города на официальном сайте администрации города.

3.9.5. Представляет в Кировское областное государственное казенное учреждение «Центр комплексного обеспечения» муниципальные нормативные правовые акты администрации города и сведения об их официальном опубликовании для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Кировской области.

3.10. По обеспечению контроля за правильностью оформления и формирования органами администрации города дел, подлежащих сдаче в архив, формированию и содержанию муниципального архива:

3.10.1. Формирует документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, ежегодно организует передачу и приемку их в архив администрации города, обеспечивает оформление, учет и хранение дел в течение установленного срока.

3.10.2. Организует деятельность архива администрации города, составляет, согласовывает в установленном порядке и ведет сводную номенклатуру дел.

3.10.3. Организует деятельность экспертной комиссии администрации города по экспертизе документальных материалов и отбору их на постоянное и временное хранение.

3.10.4. Организует выдачу по письменным запросам организаций и граждан архивных справок, копий и выписок из документов, хранящихся в архиве администрации города.

3.10.5. Формирует документальный фонд, образующийся в деятельности администрации города, готовит его для передачи на хранение в муниципальный архив.

3.11. Департамент взаимодействует:

3.11.1. С территориальными управлениями по районам по содействию населению в непосредственном осуществлении местного самоуправления и участию в осуществлении местного самоуправления в городе Кирове.

3.11.2. С отделом профилактики и взаимодействия с правоохранительными органами, иными органами администрации города по взаимодействию с общественными и религиозными организациями (объединениями), по разработке мер, направленных на укрепление межнационального и межконфессионального согласия, реализацию прав национальных меньшинств, профилактику межнациональных (межэтнических) конфликтов.

3.11.3. С территориальными управлениями по районам, Избирательной комиссией Кировской области, Кировской городской избирательной комиссией, Кировской городской Думой по содействию избирательным комиссиям (комиссиям референдума) в осуществлении их деятельности, а также организации работы по регистрации (учету) избирателей, участников референдума в городе Кирове.

3.11.4. С управлением культуры, отделом бухгалтерского учета, иными органами администрации города по организационному обеспечению деятельности администрации города.

3.11.5. С органами администрации города, Кировской городской Думой, органами власти Кировской области, с территориальными органами федеральных органов власти, с правоохранительными органами в установленной сфере деятельности, иными учреждениями, организациями, гражданами, институтами гражданского общества, средствами массовой информации, научными и другими организациями по координации работы органов администрации города по вопросам текущей и перспективной деятельности главы администрации, по организации своевременного рассмотрения и контроля исполнения документов, поступающих на имя главы администрации, контроля за исполнением поручений главы администрации.

4. Полномочия Департамента

Департамент в соответствии с настоящим Положением осуществляет следующие полномочия:

4.1. Запрашивает и получает в установленном порядке от должностных лиц органов администрации города, муниципальных предприятий (учреждений), иных организаций необходимые документы, информацию, сведения, необходимые для выполнения функций Департамента.

4.2. Доводит поручения главы администрации до сведения ответственных должностных лиц и требует исполнения данных поручений в установленные сроки и в форме, определенной главой администрации.

4.3. Готовит проекты распоряжений и постановлений администрации города по вопросам компетенции Департамента.

4.4. Готовит планы, отчеты, аналитические справки, информацию по вопросам деятельности Департамента.

4.5. Вносит главе администрации, заместителям главы администрации предложения об образовании координирующих и консультативных органов по вопросам компетенции Департамента.

4.6. Вносит главе администрации, заместителям главы администрации предложения для принятия решений по реализации задач и функций, возложенных настоящим Положением на Департамент.

4.7. Проводит совещания, семинары, конференции, круглые столы и иные мероприятия по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента.

4.8. Вносит главе администрации, заместителям главы администрации предложения о создании и составах рабочих групп.

4.9. Вносит главе администрации, заместителям главы администрации предложения по совершенствованию структуры Департамента и оптимизации деятельности.

4.10. Разрабатывает методические материалы и рекомендации по вопросам компетенции Департамента.

4.11. Организует проведение выставок, конкурсов по вопросам компетенции Департамента.

4.12. Рассматривает обращения граждан и юридических лиц и готовит ответы по вопросам компетенции Департамента.

4.13. Осуществляет прием граждан и представителей организаций по вопросам компетенции Департамента.

4.14. Организует делопроизводство Департамента и контроль за его состоянием.

4.15. Координирует работу организационных отделов территориальных управлений по вопросам совместной компетенции.

4.16. Осуществляет иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством и муниципальными правовыми актами города Кирова.

5. Организация деятельности Департамента

5.1.Департамент возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в установленном муниципальными правовыми актами порядке.

5.2. Начальник Департамента осуществляет общее руководство деятельностью Департамента на основе единоначалия и несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами за выполнение задач, функций и полномочий, возложенных на Департамент.

5.3. Структура Департамента утверждается распоряжением администрации города.

5.4. Начальник Департамента:

5.4.1. Работает под непосредственным руководством заместителя главы администрации города, курирующего работу Департамента.

5.4.2. Издает в пределах своей компетенции распоряжения и приказы, дает указания сотрудникам и организует контроль за их исполнением.

5.4.3. Подписывает документы (справки, уведомления, информации и т.д.), связанные с функциями и полномочиями Департамента.

5.4.4. Осуществляет другие полномочия в пределах своей компетенции в целях выполнения задач, возложенных на Департамент.

5.5. Сотрудники Департамента несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями.

_____________


УТВЕРЖДЕНО

распоряжением
администрации города Кирова
от 06.07.2018 № 210

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе организационной работы департамента организационной работы и делопроизводства администрации города Кирова

1. Общие положения

1.1. Отдел организационной работы (далее - Отдел) департамента организационной работы и делопроизводства администрации города Кирова (далее – Департамент) является структурным подразделением отраслевого (функционального) органа администрации города Кирова.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами и нормативными правовыми актами Кировской области, Уставом муниципального образования «Город Киров» и иными муниципальными правовыми актами, а также Положением о Департаменте и настоящим Положением об Отделе (далее - Положение).

1.3. Отдел в соответствии с функциями и полномочиями, установленными настоящим Положением, осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти Кировской области, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

1.4. Деятельность Отдела финансируется за счет средств городского бюджета.

1.5. Решение о создании, реорганизации и ликвидации Отдела принимается администрацией города в порядке, установленном действующими муниципальными правовыми актами.

1.6. Материально-техническое, документационное и информационное обеспечение Отдела осуществляется соответствующими органами администрации города (муниципальными учреждениями).

2. Задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Содействие населению в непосредственном осуществлении местного самоуправления и участию в осуществлении местного самоуправления в муниципальном образовании «Город Киров».

2.2. Содействие избирательным комиссиям (комиссиям референдума) в осуществлении их деятельности, а также координация работы по регистрации (учету) избирателей, участников референдума в городе Кирове.

2.3. Организационное обеспечение деятельности администрации города Кирова.

3. Функции Отдела

3.1. По содействию населению в непосредственном осуществлении местного самоуправления и участию в осуществлении местного самоуправления в городе Кирове:

3.1.1. Координирует деятельность администрации города Кирова по вопросам содействия в организации:

- местных референдумов;

- муниципальных выборов;

- голосования по вопросам изменения границ муниципального образования, преобразования муниципального образования;

- публичных слушаний, общественных обсуждений;

- собраний граждан;

- конференций граждан (собраний делегатов);

- опросов граждан.

3.1.2. Оказывает организационное обеспечение деятельности Совета по топонимии муниципального образования «Город Киров».

3.1.3. Содействует участию администрации города в межмуниципальном и межрегиональном сотрудничестве.

3.2. По содействию избирательным комиссиям (комиссиям референдума) в осуществлении их деятельности, а также организации работы по регистрации (учету) избирателей, участников референдума в городе Кирове:

3.2.1. Координирует работу по регистрации (учету) избирателей, участников референдума.

3.2.2. Готовит и вносит на утверждение главе администрации города предложения по образованию избирательных участков, участков референдума.

3.2.3. Оказывает содействие избирательным комиссиям, комиссиям референдума всех уровней в реализации их полномочий при подготовке и проведении выборов и референдумов.

3.2.4. Организует информирование избирателей, участников референдума.

3.2.5. Готовит и вносит на утверждение главе администрации города предложения по выделению специальных мест для размещения агитационных печатных материалов, помещений, находящихся в муниципальной собственности, пригодных для проведения агитационных публичных мероприятий в форме собраний с избирателями.

3.3. По организационному обеспечению деятельности администрации города Кирова:

3.3.1. Организует процессы планирования и отчетности в администрации города Кирова.

3.3.2. Осуществляет организационное обеспечение торжественных и официальных мероприятий, проводимых администрацией города Кирова.

3.3.3. Оказывает организационное содействие, а также координирует деятельность органов администрации города при проведении общегородских мероприятий.

3.3.4. Содействует в организации проведения мероприятий, посвященных государственным праздникам.

3.3.5. Обеспечивает приобретение памятных подарков, сувенирной и цветочной продукции, организует питание при проведении торжественных мероприятий и официальных приемов.

3.3.6. Организует проведение официальных приемов иностранных граждан в здании администрации города.

3.3.7. Содействует в организации проведения переписей населения, иных переписей.

3.3.8. Организует проведение опросов и мониторингов по вопросам местного значения, а также по оценке эффективности деятельности администрации города Кирова.

3.3.9. Организует работу по подготовке информации о муниципальном образовании для участия в форумах, конкурсах, выставках, а также для представления по запросам в органы власти.

3.3.10. Организует работу по подготовке отчетов по наказам избирателей депутатам Кировской городской Думы.

3.3.11. Организует разработку и распространение социальной рекламы по вопросам, входящим в компетенцию администрации города.

3.3.12. Обеспечивает разработку муниципальной программы «Развитие муниципального управления в муниципальном образовании «Город Киров» в 2014 - 2020 годах», ее согласование, внесение в нее изменений в установленном порядке, а также представляет ее на рассмотрение главе администрации города Кирова, координирует деятельность исполнителей программы в процессе ее разработки и реализации.

3.3.13. Участвует в разработке и осуществляет реализацию мероприятий иных муниципальных программ по вопросам, входящим в компетенцию Департамента, вносит изменения и готовит отчеты об их исполнении.

4. Полномочия Отдела

Отдел для решения поставленных задач и выполнения возложенных на него функций в пределах своей компетенции обладает следующими полномочиями:

4.1. Запрашивает и получает сведения, необходимые для выполнения своих функций.

4.2. Готовит проекты распоряжений и постановлений администрации города по вопросам компетенции Отдела.

4.3. Готовит планы, отчеты, аналитические справки, информацию по вопросам деятельности Отдела.

4.4. Вносит начальнику Департамента предложения об образовании координирующих и консультативных органов по вопросам компетенции Отдела.

4.5. Вносит начальнику Департамента предложения для принятия решений по реализации задач и функций, возложенных настоящим Положением на Отдел.

4.6. Проводит совещания, семинары, конференции, круглые столы и иные мероприятия по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

4.7. Разрабатывает методические материалы и рекомендации по вопросам компетенции Отдела.

4.8. Рассматривает обращения граждан и юридических лиц и готовит ответы по вопросам компетенции Отдела.

4.9. Организует делопроизводство Отдела и контроль за его состоянием.

4.10. Координирует работу организационных отделов территориальных управлений по вопросам совместной компетенции.

4.11. Осуществляет иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством и муниципальными правовыми актами города Кирова.

5. Организация деятельности Отдела

5.1. Отдел возглавляет заместитель начальника Департамента, начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в установленном муниципальными правовыми актами порядке. Заместитель начальника Департамента, начальник Отдела несет ответственность в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами за выполнение функций, услуг и полномочий, возложенных на Отдел.

5.2. Заместитель начальника Департамента, начальник Отдела:

5.2.1. Работает под непосредственным руководством начальника Департамента.

5.2.2. Осуществляет общее руководство деятельностью на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач, функций и полномочий.

5.2.3. Осуществляет другие полномочия в пределах своей компетенции в целях выполнения задач, возложенных на Отдел.

5.3. Сотрудники Отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями.

_____________


УТВЕРЖДЕНО

распоряжением администрации

города Кирова

от 06.07.2018 № 210

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе по работе с территориальным общественным самоуправлением и общественными объединениями департамента организационной работы и делопроизводства
администрации города Кирова

1. Общие положения

1.1. Отдел по работе с территориальным общественным самоуправлением и общественными объединениями (далее - Отдел) департамента организационной работы и делопроизводства администрации города Кирова (далее – Департамент) является структурным подразделением отраслевого (функционального) органа администрации города Кирова.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами и нормативными правовыми актами Кировской области, Уставом муниципального образования «Город Киров» и иными муниципальными правовыми актами, а также Положением о Департаменте и настоящим Положением об Отделе (далее - Положение).

1.3. Отдел в соответствии с функциями и полномочиями, установленными настоящим Положением, осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти Кировской области, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

1.4. Деятельность Отдела финансируется за счет средств городского бюджета.

1.5. Решение о создании, реорганизации и ликвидации Отдела принимается администрацией города в порядке, установленном действующими муниципальными правовыми актами.

1.6. Материально-техническое, документационное и информационное обеспечение Отдела осуществляется соответствующими органами администрации города (муниципальными учреждениями).

2. Основные задачи

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Содействие населению в непосредственном осуществлении местного самоуправления и участию в осуществлении местного самоуправления в муниципальном образовании «Город Киров».

2.2. Взаимодействие с общественными и религиозными организациями (объединениями), а также разработка мер, направленных на укрепление межнационального и межконфессионального согласия, реализацию прав национальных меньшинств, профилактику межнациональных (межэтнических) конфликтов.

3. Основные функции

3.1. По содействию населению в непосредственном осуществлении местного самоуправления и участию в осуществлении местного самоуправления в городе Кирове:

3.1.1. Содействует территориальному общественному самоуправлению (ТОС):

- разрабатывает проекты муниципальных нормативных правовых актов и иные документы, регулирующие деятельность ТОС;

- оказывает организационную и методическую помощь ТОС в осуществлении их деятельности;

- предоставляет ТОС необходимую информацию для развития закрепленной территории;

- обеспечивает работу городского координационного совета органов ТОС при главе администрации города.

3.1.2. Координирует и осуществляет методическое обеспечение Центров местной активности (ЦМА).

3.1.3 Организует мероприятия по поддержке социальных инициатив местного сообщества.

3.2. По взаимодействию с общественными и религиозными организациями (объединениями), а также разработке мер, направленных на укрепление межнационального и межконфессионального согласия, реализацию прав национальных меньшинств, профилактику межнациональных (межэтнических) конфликтов:

3.2.1. Взаимодействует с общественными объединениями, негосударственными некоммерческими организациями и иными институтами гражданского общества.

3.2.2. Координирует взаимодействие органов администрации города и ее должностных лиц с общественными и религиозными организациями (объединениями).

3.2.3. Готовит предложения по вопросам взаимодействия с общественными объединениями, негосударственными некоммерческими организациями и иными институтами гражданского общества.

3.2.4. Разрабатывает проекты правовых актов по вопросам взаимодействия с общественными объединениями, негосударственными некоммерческими организациями и иными институтами гражданского общества.

3.2.5. Участвует в подготовке проектов соглашений, заключаемых с общественными объединениями, негосударственными некоммерческими организациями и иными институтами гражданского общества.

3.2.6. Разрабатывает меры, направленные на укрепление межнационального и межконфессионального согласия, реализацию прав национальных меньшинств и профилактику межнациональных (межэтнических) конфликтов, и участвует в их реализации.

3.2.7. Участвует в оказании поддержки социально ориентированным некоммерческим организациям.

3.2.8. Содействует участию администрации города в межмуниципальном и межрегиональном сотрудничестве.

3.3. По взаимодействию с министерством социального развития Кировской области:

3.3.1. Взаимодействует в части составления отчетности по вопросам реализации программы «Доступная среда».

3.3.2. Взаимодействует по вопросам реализации проекта поддержки местных инициатив.

4. Полномочия Отдела

Отдел для решения поставленных задач и выполнения возложенных на него функций в пределах своей компетенции обладает следующими полномочиями:

4.1. Запрашивает и получает сведения, необходимые для выполнения своих функций.

4.2. Готовит проекты распоряжений и постановлений администрации города по вопросам компетенции Отдела.

4.3. Готовит планы, отчеты, аналитические справки, информацию по вопросам деятельности Отдела.

4.4. Вносит начальнику Департамента предложения об образовании координирующих и консультативных органов по вопросам компетенции Отдела.

4.5. Вносит начальнику Департамента предложения для принятия решений по реализации задач и функций, возложенных настоящим Положением на Отдел.

4.6. Проводит совещания, семинары, конференции, круглые столы и иные мероприятия по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

4.7. Разрабатывает методические материалы и рекомендации по вопросам компетенции Отдела.

4.8. Рассматривает обращения граждан и юридических лиц и готовит ответы по вопросам компетенции Отдела.

4.9. Организует делопроизводство Отдела и контроль за его состоянием.

4.10. Координирует работу организационных отделов территориальных управлений по районам по вопросам совместной компетенции.

4.11. Осуществляет иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством и муниципальными правовыми актами города Кирова.

5. Организация деятельности Отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в установленном муниципальными правовыми актами порядке. Начальник Отдела несет ответственность в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами за выполнение функций, услуг и полномочий, возложенных на Отдел.

5.2. Начальник Отдела:

5.2.1. Работает под непосредственным руководством начальника Департамента.

5.2.2. Осуществляет общее руководство деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач, функций и полномочий.

5.3. Сотрудники Отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями.

_____________


УТВЕРЖДЕНО

распоряжением
администрации города Кирова
от 06.07.2018 № 210

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе документооборота и контроля департамента организационной работы и делопроизводства администрации города Кирова

1. Общие положения

1.1. Отдел документооборота и контроля (далее – Отдел) является структурным подразделением департамента организационной работы и делопроизводства администрации города Кирова (далее – Департамент), осуществляющим деятельность в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами и нормативными правовыми актами Кировской области, Уставом муниципального образования «Город Киров» и иными муниципальными правовыми актами, а также настоящим положением об Отделе (далее – Положение).

1.4. Деятельность Отдела финансируется за счет средств городского бюджета.

1.5. Решение о создании, реорганизации и ликвидации Отдела принимается администрацией города в порядке, установленном действующими муниципальными правовыми актами.

1.6. Материально-техническое, документационное и информационное обеспечение Отдела осуществляется соответствующими органами администрации города (муниципальными учреждениями).

2. Задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Координация работы отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Кирова по вопросам текущей и перспективной деятельности главы администрации города Кирова (далее - глава администрации).

2.2. Создание системы документационного обеспечения, включающей в себя делопроизводство, архив, управление процессами обработки и исполнения документов, контроль исполнительской дисциплины.

2.3. Вовлечение в работу с системой электронного документооборота всех исполнителей документов и поручений, обеспечение прозрачности процессов управления на всех уровнях.

2.4. Организация своевременного рассмотрения и контроль исполнения документов, поступающих на имя главы администрации, контроль за исполнением поручений главы администрации.

2.5. Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Кирова (далее – органы администрации города) дел, подлежащих сдаче в архив; формирование и содержание муниципального архива.

3. Функции Отдела

Отдел является центром ответственности за исполнение или принимает участие в исполнении следующих функций Департамента:

3.1. По координации работы органов администрации города по вопросам текущей и перспективной деятельности главы администрации:

3.1.1. Планирует и организует исполнение рабочего графика главы администрации.

3.1.2. Координирует деятельность органов администрации города при подготовке совещаний, рабочих встреч и иных мероприятий, проводимых с участием и по поручению главы администрации, по обеспечению содержательной части, а также по информационному, протокольному и техническому обеспечению.

3.2. По организации своевременного рассмотрения и контролю исполнения документов, поступающих на имя главы администрации:

3.2.1. Организует своевременное рассмотрение и подготовку к докладу главе администрации поступающих документов, оформление проектов поручений по исполнению документов.

3.2.2. Осуществляет с использованием системы электронного документооборота постановку на контроль всех документов, содержащих конкретные сроки исполнения, в пределах компетенции Отдела.

3.2.3. Обеспечивает контроль исполнения:

документов, поступающих на имя главы администрации;

постановлений и распоряжений Правительства Кировской области и администрации города с контрольным сроком исполнения.

3.3. По контролю исполнения поручений главы администрации:

3.3.1. Осуществляет координацию деятельности органов администрации города по вопросам исполнения поручений главы администрации.

3.3.2. Осуществляет ведение электронной базы поручений главы администрации, данных на оперативных совещаниях, и ведение протоколов оперативных совещаний.

3.3.3. Осуществляет контроль исполнения поручений главы администрации, данных на оперативных, отраслевых рабочих совещаниях и иных мероприятиях.

3.3.4. Рассматривает ходатайства об исполнении поручений, готовит главе администрации предложения о снятии с контроля исполненных поручений или о продлении сроков исполнения.

3.3.5. Разрабатывает (совместно с соответствующими органами администрации города) мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами и поручениями, осуществлению контроля за их исполнением, а также по повышению уровня исполнительской дисциплины в пределах компетенции Отдела.

3.3.6. Ежемесячно анализирует сроки исполнения документов и поручений, внесение предложений главе администрации города Кирова о применении к исполнителям дисциплинарных взысканий.

3.3.7. При необходимости направляет информацию руководителям органов администрации города о нарушении сроков исполнения поручений с целью привлечения к дисциплинарной ответственности лиц, допустивших нарушения сроков.

3.4. По созданию системы документационного обеспечения, включающей в себя делопроизводство, архив, управление процессами обработки и исполнения документов, контроль исполнительской дисциплины:

3.4.1. Разрабатывает и внедряет нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в администрации города, унифицирует формы документов в пределах компетенции Отдела.

3.4.2. Обеспечивает единый порядок документирования, организации работы с документами в администрации города в пределах компетенции Отдела.

3.4.3. Осуществляет методическое руководство работой по документационному обеспечению управленческой деятельности, оказывает помощь специалистам органов администрации города по вопросам делопроизводства, организует цикл семинаров с различными категориями слушателей в пределах компетенции Отдела.

3.4.4. Организует проверку правильности доставки, приема, регистрации и передачи по назначению входящей в администрацию города корреспонденции, отправку исходящей корреспонденции.

3.4.5. Осуществляет контроль за полнотой ответа и правильностью оформления исполненных документов, представляемых на подпись главе администрации, наличием необходимых приложений и виз всех исполнителей, указанных в поручении в пределах компетенции Отдела.

3.4.6. Систематически проводит комплексные и тематические проверки органов администрации города по вопросам организации делопроизводства и подготовки документов к архивному хранению, организации работы в системе электронного документооборота, доводит итоги проверок до руководителей органов администрации города для принятия соответствующих мер в пределах компетенции Отдела.

3.4.7. Формирует и актуализирует телефонный справочник администрации города.

3.4.8. Принимает меры и осуществляет контроль за сокращением избыточного документооборота в администрации города в пределах компетенции Отдела.

3.5. По вовлечению в работу с системой электронного документооборота всех исполнителей документов и поручений, обеспечению прозрачности процессов управления на всех уровнях:

3.5.1. Координирует внедрение новых информационных технологий в организацию делопроизводства в администрации города в пределах компетенции Отдела.

3.5.2. Организует работу с документами в администрации города в условиях использования системы электронного документооборота в пределах компетенции Отдела.

3.5.3. Организует ведение автоматизированного банка данных, включающего в себя исчерпывающую информацию о документах и месте их нахождения в пределах компетенции Отдела.

3.6. По обеспечению контроля за правильностью оформления и формирования органами администрации города дел, подлежащих сдаче в архив, формированию и содержанию муниципального архива:

3.6.1. Формирует документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, ежегодно организует передачу и приемку их в архив администрации города, обеспечивает оформление, учет и хранение дел в течение установленного срока.

3.6.2. Организует деятельность архива администрации города, составляет, согласовывает в установленном порядке и ведет сводную номенклатуру дел.

3.6.3. Организует деятельность экспертной комиссии администрации города по экспертизе документальных материалов и отбору их на постоянное и временное хранение.

3.6.4. Организует выдачу по письменным запросам организаций и граждан архивных справок, копий и выписок из документов, хранящихся в архиве администрации города.

3.6.5. Формирует документальный фонд, образующийся в деятельности администрации города, готовит его для передачи на хранение в муниципальный архив.

4. Полномочия Отдела

Отдел в соответствии с настоящим Положением осуществляет следующие полномочия:

4.1. Запрашивает и получает в установленном порядке от должностных лиц органов администрации города, муниципальных предприятий (учреждений), иных организаций необходимые документы, информацию, сведения, необходимые для выполнения функций Отдела.

4.2. Готовит планы, отчеты, аналитические справки, информацию по вопросам деятельности Отдела.

4.3. Участвует в проведении совещаний, семинаров, конференций, круглых столах и иных мероприятиях по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

4.4. Вносит начальнику Департамента об образовании координирующих и консультативных органов по вопросам компетенции Отдела.

4.5. Разрабатывает методические материалы и рекомендации по вопросам компетенции Отдела.

4.6. Рассматривает обращения граждан и юридических лиц и готовит ответы по вопросам компетенции Отдела.

4.7. Информирует начальника Департамента о случаях нарушения правил работы с документами.

4.8. Вносит предложения начальнику Департамента по совершенствованию документационного обеспечения Департамента.

4.9. Организует делопроизводство Отдела и контроль за его состоянием.

4.10. При необходимости привлекает для осуществления отдельных работ экспертов, специалистов, в том числе на договорной основе.

4.11. Осуществляет иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством и муниципальными правовыми актами города Кирова.

5. Организация деятельности Отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в установленном муниципальными правовыми актами порядке. Начальник Отдела несет ответственность в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами за выполнение функций, услуг и полномочий, возложенных на Отдел.

5.2. Начальник Отдела:

5.2.1. Работает под непосредственным руководством начальника Департамента.

5.2.2. Осуществляет общее руководство деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач, функций и полномочий.

5.3. Сотрудники Отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями.

_____________


УТВЕРЖДЕНО

распоряжением
администрации города Кирова
от 06.07.2018 № 210

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе документирования департамента организационной работы и делопроизводства администрации города Кирова

1. Общие положения

1.1. Отдел документирования (далее – Отдел) является структурным подразделением департамента организационной работы и делопроизводства администрации города Кирова (далее – Департамент), осуществляющим деятельность в сфере документационного обеспечения администрации города.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Кировской области, Уставом муниципального образования «Город Киров», муниципальными правовыми актами и настоящим положением об Отделе (далее – Положение).

1.3. Отдел в соответствии с функциями и полномочиями, установленными настоящим Положением, осуществляет свою деятельность во взаимодействии с территориальными органами федеральных органов власти, органами исполнительной власти Кировской области, органами местного самоуправления.

1.4. Деятельность Отдела финансируется за счет средств городского бюджета.

1.5. Решение о создании, реорганизации и ликвидации Отдела принимается администрацией города в порядке, установленном действующими муниципальными правовыми актами.

1.6. Материально-техническое, документационное и информационное обеспечение Отдела осуществляется соответствующими органами администрации города (муниципальными учреждениями).

2. Задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Создание системы документационного обеспечения, включающей в себя делопроизводство, архив, управление процессами обработки и исполнения документов.

2.2. Вовлечение в работу с системой электронного документооборота всех исполнителей документов и поручений, обеспечение прозрачности процессов управления на всех уровнях.

2.3. Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Кирова (далее – органы администрации города) дел, подлежащих сдаче в архив.

3. Функции Отдела

3.1. При решении задачи «Создание системы документационного обеспечения, включающей в себя делопроизводство, архив, управление процессами обработки и исполнения документов»:

3.1.1. Разработка и внедрение нормативных документов, регламентирующих делопроизводство в администрации города, унификация форм документов.

3.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами в администрации города.

3.1.3. Методическое руководство работой по документационному обеспечению управленческой деятельности, оказание помощи специалистам органов администрации города по вопросам делопроизводства, организация циклов семинаров с различными категориями слушателей.

3.1.4. Регистрация постановлений и распоряжений администрации города, распоряжений и приказов первого заместителя главы администрации города, распоряжений и приказов заместителя главы администрации города, размножение и своевременная рассылка их копий, формирование перечисленных документов в дела для дальнейшей передачи на архивное хранение.

3.1.5. Регистрация и хранение договоров (контрактов), заключаемых администрацией города.

3.1.6. Регистрация и учет доверенностей, выданных главой администрации города и его заместителями, на представление интересов администрации, формирование в дела для дальнейшей передачи на архивное хранение.

3.1.7. Участие в осуществлении текущего контроля, включающего в себя контроль за оформлением документов, представляемых на подпись главе администрации, первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации, согласованием и исполнением их в установленные сроки.

3.1.8. Участие в систематическом проведении комплексных и тематических проверок органов администрации города по вопросам организации делопроизводства и подготовки документов к архивному хранению, организации работы в системе электронного документооборота, доведении итогов проверок до руководителей органов администрации города для принятия соответствующих мер.

3.1.9. Проверка проектов постановлений и распоряжений администрации города, распоряжений первого заместителя главы администрации города, распоряжений заместителя главы администрации города на соответствие требованиям, установленным соответствующими муниципальными правовыми актами, при необходимости – возвращение их разработчикам на доработку.

3.1.10. Проведение лингвистической экспертизы документов.

3.1.11. Подготовка заседаний коллегии администрации города Кирова (проверка правильности оформления пакета документов, проведение лингвистической экспертизы направленных материалов, формирование повестки дня, извещение членов коллегии, сбор и размножение материалов, ведение протокола, передача пакета документов в аппарат Кировской городской Думы).

3.1.12. Участие в разработке (совместно с соответствующими органами администрации города) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами и поручениями, осуществлению контроля за их исполнением, а также по повышению уровня исполнительской дисциплины.

3.1.13. Участие в принятии мер и осуществлении контроля за сокращением избыточного документооборота в администрации города.

3.2. При решении задачи «Вовлечение в работу с системой электронного документооборота всех исполнителей документов и поручений, обеспечение прозрачности процессов управления на всех уровнях»:

3.2.1. Участие в координации внедрения новых информационных технологий в организацию делопроизводства в администрации города.

3.2.2. Участие в организации технологии работы с документами в администрации города в условиях использования системы электронного документооборота.

3.2.3. Ведение автоматизированного банка данных, включающего в себя исчерпывающую информацию о документах и месте их нахождения.

3.2.4. Размещение муниципальных правовых актов администрации города на официальном сайте администрации города.

3.2.5. Представление в Кировское областное государственное казенное учреждение «Центр комплексного обеспечения» муниципальных нормативных правовых актов администрации города и сведений об их официальном опубликовании для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Кировской области.

3.3. При решении задачи «Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования органами администрации города дел, подлежащих сдаче в архив, формирование и содержание муниципального архива»:

3.3.1. Участие в формировании документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, передаче и приемке их ежегодно в архив администрации города, обеспечение оформления, учета и хранения дел в течение установленного срока.

3.3.2. Участие в деятельности экспертной комиссии администрации города по экспертизе документальных материалов и отбору их на постоянное и временное хранение.

3.4. Обеспечение подготовки поздравительных адресов, открыток, поздравлений от имени главы администрации города.

4. Полномочия Отдела

Отдел в соответствии с настоящим Положением осуществляет следующие полномочия:

4.1. Запрашивает и получает в установленном порядке от должностных лиц органов администрации города, муниципальных предприятий (учреждений), иных организаций необходимые документы, информацию, сведения, необходимые для выполнения функций Отдела.

4.2. Готовит планы, отчеты, аналитические справки, информацию по вопросам деятельности Отдела.

4.3. Участвует в проведении совещаний, семинаров, конференций, круглых столах и иных мероприятиях по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

4.4. Вносит начальнику Департамента предложения об образовании координирующих и консультативных органов по вопросам компетенции Отдела.

4.5. Разрабатывает методические материалы и рекомендации по вопросам компетенции Отдела.

4.6. Рассматривает обращения граждан и юридических лиц и готовит ответы по вопросам компетенции Отдела.

4.7. Информирует начальника Департамента о случаях нарушения правил работы с документами.

4.8. Вносит предложения начальнику Департамента по совершенствованию документационного обеспечения Департамента.

4.9. Организует делопроизводство Отдела и контроль за его состоянием.

4.10. При необходимости привлекает для осуществления отдельных работ экспертов, специалистов, в том числе на договорной основе.

4.11. Осуществляет иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством и муниципальными правовыми актами города Кирова.

5. Организация деятельности Отдела

5.1. Отдел возглавляет заместитель начальника Департамента, начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в установленном муниципальными правовыми актами порядке. Заместитель начальника Департамента, начальник Отдела несет ответственность в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами за выполнение функций, услуг и полномочий, возложенных на Отдел.

5.2. Заместитель начальника Департамента, начальник Отдела:

5.2.1. Работает под непосредственным руководством начальника Департамента.

5.2.2. Осуществляет общее руководство деятельностью на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач, функций и полномочий.

5.2.3. Осуществляет другие полномочия в пределах своей компетенции в целях выполнения задач, возложенных на Отдел.

5.3. Сотрудники Отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями.

_____________

         Расположено по адресу: г. Киров, ул. Воровского, 39.

Адрес электронной почты:  org@admkirov.ru

2017 год


ИНФОРМАЦИЯ
о проверках, проведенных управлением организационной работы и взаимодействия с общественными объединениями в 3 квартале 2017 года

№ п/п

Дата проведения проверки

Субъект проверки

Объект проверки

Результат проведенной проверки

1.

сентябрь 2017

МКДОУ «Детский сад № 133»

организация работы по профилактике коррупции

Даны рекомендации по приведению в соответствие с требованиями законодательства о противодействии коррупции локальных нормативных актов

ИНФОРМАЦИЯ
о результатах проверок, проведенных контрольно-надзорными органами в управлении организационной работы и взаимодействия с общественными объединениями

в 3 квартале 2017 года

№ п/п

Контрольно-надзорный орган

Сроки исполнения требований по запросам

Объект проверки

Результат проведенной проверки

1.

Прокуратура Первомайского района города Кирова

июнь 2017

Проверка сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера руководителей муниципальных учреждений, расположенных в Первомайском районе

Представление прокуратуры

2.

Прокуратура города Кирова

июль 2017

Проверка сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих администрации г.Кирова

Представление прокуратуры

3.

Прокуратура Нововятского района города Кирова

июль 2017

Проверка сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих территориального управления администрации города Кирова по Нововятскому району

Нарушений не выявлено

4.

Прокуратура Ленинского района города Кирова

июль 2017

Проверка сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера руководителей муниципальных учреждений, расположенных в Ленинском районе

Представление прокуратуры


ИНФОРМАЦИЯ
о проверках, проведенных управлением организационной работы и взаимодействия с общественными объединениями во 2 квартале 2017 года

№ п/п

Дата проведения проверки

Субъект проверки

Объект проверки

Результат проведенной проверки

1.

апрель 2017

МКДОУ «Детский сад № 162»

организация работы по профилактике коррупции

Даны рекомендации по приведению в соответствие с требованиями законодательства о противодействии коррупции локальных нормативных актов

2.

апрель 2017

МКУ «Центр психолого-педагогической, медицинской и социальной помощи»

организация работы по профилактике коррупции

Даны рекомендации по приведению в соответствие с требованиями законодательства о противодействии коррупции локальных нормативных актов

3.

апрель 2017

МОАУ ДО ДДТ «Вдохновение»

организация работы по профилактике коррупции

Даны рекомендации по приведению в соответствие с требованиями законодательства о противодействии коррупции локальных нормативных актов

4.

апрель 2017

МБОУ «Межшкольный учебный комбинат № 3»

соблюдение законодательства о противодействии коррупции и реализации мер по профилактике коррупции

Даны рекомендации по приведению в соответствие с требованиями законодательства о противодействии коррупции локальных нормативных актов

5.

июнь 2017

МКДОУ «Детский сад № 4»

соблюдение законодательства о противодействии коррупции при оказании учреждением платных услуг

Даны рекомендации по устранению выявленных нарушений

6.

июнь 2017

МКДОУ «Детский сад № 22»

соблюдение законодательства о противодействии коррупции при оказании учреждением платных услуг

Даны рекомендации по устранению выявленных нарушений

7.

июнь 2017

МКДОУ «Детский сад № 226»

соблюдение законодательства о противодействии коррупции при оказании учреждением платных услуг

Даны рекомендации по устранению выявленных нарушений

Информация

о проверках, проведенных в подведомственном учреждении

МКУ «Городская реклама»

№ п/п

Дата проведения проверки

Наименование контрольного органа

Объект проверки

Результаты проведенной проверки

1.

06.03.2017-03.04.2017

Контрольно-счетная палата города Кирова

Достоверность отчетности, входящей в состав бюджетной отчетности главного администратора бюджетных средств, за 2016 год

Годовая бюджетная отчетность за 2016 год достоверна, представлена в составе форм, предусмотренных Инструкцией № 191 н




ИНФОРМАЦИЯ
о проверках, проведенных управлением организационной работы и взаимодействия с общественными объединениями в 1 квартале 2017 года

№ п/п

Дата проведения проверки

Субъект проверки

Объект проверки

Результат проведенной проверки

1.

февраль 2017

МБОУ «Художественно-технологический лицей»

организация работы по профилактике коррупции

Даны рекомендации по приведению в соответствие с требованиями законодательства о противодействии коррупции локальных нормативных актов

2.

февраль 2017

МБУ ДО «Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва № 8» города Кирова

организация работы по профилактике коррупции

Даны рекомендации по приведению в соответствие с требованиями законодательства о противодействии коррупции локальных нормативных актов

3.

февраль 2017

МКДОУ «Детский сад № 35»

организация работы по профилактике коррупции

Даны рекомендации по приведению в соответствие с требованиями законодательства о противодействии коррупции локальных нормативных актов

4.

март 2017

МУП Гостиница «Вятка»

соблюдение законодательства о противодействии коррупции и реализации мер по профилактике коррупции

Даны рекомендации по приведению в соответствие с требованиями законодательства о противодействии коррупции локальных нормативных актов

5.

март 2017

МБОУ «СОШ № 40»

организация работы по профилактике коррупции

Даны рекомендации по приведению в соответствие с требованиями законодательства о противодействии коррупции локальных нормативных актов

6.

март 2017

МБОУ «СОШ № 66»

организация работы по профилактике коррупции

Даны рекомендации по приведению в соответствие с требованиями законодательства о противодействии коррупции локальных нормативных актов

7.

март 2017

МКДОУ «Детский сад № 196»

организация работы по профилактике коррупции

Даны рекомендации по приведению в соответствие с требованиями законодательства о противодействии коррупции локальных нормативных актов

8.

март 2017

МУП «Латунские бани»

организация работы по профилактике коррупции

Даны рекомендации по приведению в соответствие с требованиями законодательства о противодействии коррупции локальных нормативных актов

Информация о проверках, проведенных в подведомственном учреждении

МКУ «Городская реклама»

№ п/п

Дата проведения проверки

Наименование контрольного органа

Объект проверки

Результаты проведенной проверки

1.

март 2017

КСП города Кирова

Достоверность отчетности, входящей в состав бюджетной отчетности главного администратора бюджетных средств, за 2016 год

Выявленное нарушение не является существенным






2016 год

ИНФОРМАЦИЯ
о проверках, проведенных управлением организационно-информационной работы в 4 квартале 2016 года


№ п/п

Дата проведения проверки

Субъект проверки

Объект проверки

Результат проведенной проверки

1.      

Октябрь 2016

МКУ «Агентство муниципального развития»

 

 

Исполнение суммовых и количественных показателей муниципальной программы «Развитие муниципального управления в муниципальном образовании «Город Киров» за 9 месяцев 2016 года

Фактические показатели исполнены с превышением. Отклонения возникли по причине в сентябре 2016 года заключения контракта на печать списков кандидатов в присяжные заседатели Кировского областного суда, в связи с этим тираж газеты был увеличен. Также данные отклонения возникли по причине дополнительных выпусков черно-белой газеты «Наш город. Газета муниципального образования «Город Киров».

2.       

Октябрь 2016

МКУ «Агентство муниципального развития»

 

Соблюдение законодательства о контрактной системе в сфере закупок для обеспечения муниципальных нужд управлением организационно-информационной работы в отношении МКУ «Агентство муниципального развития»

Нарушений законодательства в сфере осуществления закупок не выявлено



ИНФОРМАЦИЯ
о проверках, проведенных управлением организационно-информационной работы в 3 квартале 2016 года


№ п/п

Дата проведения проверки

Субъект проверки

Объект проверки

Результат проведенной проверки

1.      

Август 2016

МКУ «Агентство муниципального развития»

 

 

Исполнение суммовых и количественных показателей муниципальной программы «Развитие муниципального управления в муниципальном образовании «Город Киров» за 1 полугодие 2016 года

Фактические показатели исполнены с превышением. Отклонения фактических показателей от плановых возникли по причине дополнительных выпусков черно-белой газеты «Наш город. Газета муниципального образования «Город Киров»



2
квартал 2016  года
  -
проверки в управлении и управлением организационно-информационной работы не проводились.
1 квартал 2016  года
  - проверки в управлении и управлением организационно-информационной работы не проводились.



Структуры, находящиеся в подчинении: